Ruang Lingkup Kebijakan

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana GLChat memperoleh, mengumpulkan, menggunakan, mengungkapkan, menyimpan, dan/atau memusnahkan Data Pribadi (“Pemrosesan Data Pribadi”) dalam penggunaan layanan GLChat, baik melalui web, mobile, API, SDK, maupun model implementasi lainnya, termasuk cloud, on-premise, hybrid, dan private.

Kebijakan ini berlaku bagi:

• Pengguna individu yang mengakses atau menggunakan GLChat

• Organisasi atau pelanggan enterprise yang menggunakan GLChat

• Seluruh Data Pribadi yang diproses melalui GLChat, termasuk konten percakapan, dokumen yang diunggah, serta data teknis dan log sistem

Definisi

Dalam Kebijakan Privasi ini, istilah-istilah berikut memiliki arti sebagai berikut:

• Data Pribadi: setiap data tentang orang perseorangan yang teridentifikasi atau dapat diidentifikasi, baik secara langsung maupun tidak langsung.

• Subjek Data Pribadi: orang perseorangan yang pada dirinya melekat Data Pribadi.

• Pemrosesan Data Pribadi: setiap kegiatan atas Data Pribadi, termasuk memperoleh, mengumpulkan, menyimpan, menggunakan, mengungkapkan, mentransfer, menghapus, dan/atau memusnahkan.
  

• Pengendali Data Pribadi: pihak yang menentukan tujuan dan kendali Pemrosesan Data Pribadi, yaitu GLAIR.

• Prosesor Data Pribadi: pihak yang melakukan Pemrosesan Data Pribadi atas nama Pengendali Data Pribadi.

• Persetujuan (Consent): persetujuan sah, tegas, dan berdasarkan informasi yang memadai dari Subjek Data Pribadi atau yang mewakili untuk Pemrosesan Data Pribadi.

• Mitra Bisnis: pihak afiliasi, pelanggan, pemasok, vendor, atau mitra kerja sama yang memiliki hubungan kontraktual dengan GLAIR.

• Pihak Ketiga: Pihak Ketiga adalah pihak di luar GLAIR yang bukan karyawan, pengguna, atau mitra bisnis, yang dapat mengakses Data Pribadi dalam batasan tertentu dan sesuai dengan hukum yang berlaku.
  

Data Pribadi yang GLAIR Kumpulkan

Data yang Diberikan oleh Pengguna

GLChat dapat memproses Data Pribadi yang Anda berikan secara langsung, termasuk namun tidak terbatas pada:

• Nama dan data kontak (seperti alamat email)

• Informasi organisasi atau tenant

• Peran pengguna dan hak akses

• Identitas autentikasi, seperti referensi SSO atau token

• Data lain yang relevan dengan penggunaan Layanan

Data Percakapan dan Konten

Dalam penggunaan GLChat, GLAIR dapat memproses:

• Pesan percakapan (chat)

• Dokumen atau file yang diunggah

• Konten basis pengetahuan (knowledge base)

• Respons yang dihasilkan oleh sistem AI

• Data memori percakapan, apabila fitur tersebut diaktifkan oleh organisasi Anda

GLChat tidak menggunakan konten pengguna untuk melatih model AI eksternal, kecuali apabila telah disepakati dalam perjanjian kerjasama dengan pelanggan.

Data yang Dikumpulkan Secara Otomatis

Saat Anda mengakses GLChat, sistem dapat mengumpulkan data secara otomatis, termasuk:

• Alamat IP (dengan penerapan kebijakan masking atau anonimisasi tertentu)

• Informasi perangkat, browser, dan sistem operasi

• Log penggunaan, log performa, dan log keamanan

• Cookies dan teknologi serupa

Data tersebut digunakan untuk mendukung fungsi layanan, menjaga keamanan sistem, serta meningkatkan kualitas dan kinerja GLChat.

Tujuan dan Dasar Hukum Pemrosesan Data

GLChat melakukan Pemrosesan Data Pribadi untuk tujuan sebagai berikut:

• Menyediakan, mengoperasikan, dan meningkatkan layanan GLChat

• Mengelola hubungan bisnis dan pelaksanaan perjanjian dengan pelanggan

• Menjaga keamanan sistem, autentikasi pengguna, serta mencegah penyalahgunaan dan penipuan

• Melakukan analisis performa layanan dan peningkatan pengalaman pengguna

• Memenuhi kewajiban hukum dan kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku

Pemrosesan Data Pribadi dilakukan berdasarkan salah satu atau lebih dasar hukum berikut:

• Persetujuan Anda

• Pelaksanaan perjanjian atau kontrak

• Pemenuhan kewajiban hukum

Penggunaan Cookies dan Alat Analitik

GLChat menggunakan Cookies dan Alat Analitik (Analytics Tools) untuk mendukung fungsi layanan, menjaga keamanan, serta memahami dan meningkatkan kualitas penggunaan layanan.

Cookies merupakan file kecil yang disimpan pada perangkat Anda untuk membantu pengelolaan sesi, autentikasi pengguna, serta mendukung fungsi dasar sistem. Cookies tidak digunakan untuk mengidentifikasi Anda secara pribadi di luar konteks penggunaan layanan.

Alat Analitik digunakan untuk menganalisis penggunaan sistem, performa layanan, dan pola interaksi pengguna secara agregat dan/atau anonim, guna peningkatan kualitas dan keamanan GLChat.

GLChat akan menampilkan notifikasi kepada Pengguna pada saat pertama kali mengakses Website dan/atau Layanan dalam bentuk pemberitahuan penggunaan Cookies, yang memuat informasi mengenai jenis Cookies yang digunakan, tujuan Pemrosesan Data, serta pilihan preferensi yang dapat ditentukan oleh Pengguna.

Pengguna diberikan kesempatan untuk :

• Memberikan persetujuan terhadap seluruh Cookies

• Menolak Cookies non-esensial; dan/atau

• Mengatur preferensi Cookies berdasarkan kategori tertentu.

GLAIR menggunakan beberapa jenis Cookies untuk mendukung operasional situs web dan Layanan, meningkatkan keamanan, serta memahami cara pengguna berinteraksi dengan situs web kami, sebagai berikut :

1. Strictly Necessary Cookies (Wajib / Esensial)

   • Data/Informasi yang Dihimpun:

     • Session ID

     • Authentication token

     • Alamat IP (terbatas)

     • Informasi perangkat dan browser

     • Data keamanan (mis. token anti-CSRF, log error teknis)

   • Konsekuensi bagi Pengguna:
     Apabila Pengguna memilih untuk menonaktifkan Cookies ini, maka Website tidak dapat menjamin fungsi dasar layanan, termasuk proses login, keamanan sesi, serta stabilitas akses, sehingga sebagian atau seluruh fitur utama dapat tidak tersedia atau mengalami kegagalan operasional.

2. Functional Cookies (Preferensi)

   • Data/Informasi yang Dihimpun:

     • Bahasa pilihan

     • Zona waktu

     • Preferensi tampilan (theme, layout)

     • Pengaturan personal non-identifikasi langsung

   • Konsekuensi bagi Pengguna:
     Apabila Pengguna menolak Cookies ini, maka preferensi tidak akan tersimpan dan pengguna harus melakukan pengaturan ulang setiap kali mengakses Website, meskipun fungsi utama layanan tetap dapat digunakan.
     

3. Performance / Analytics Cookies

   • Data/Informasi yang Dihimpun:

     • Alamat IP (dianonimkan/terbatas)

     • Riwayat kunjungan halaman

     • Durasi sesi dan interaksi fitur

     • Informasi perangkat dan browser

     • Data eror dan performa sistem

   • Konsekuensi bagi Pengguna:
     Apabila Pengguna menolak Cookies ini, maka tidak terdapat dampak langsung terhadap penggunaan layanan, namun pengalaman Pengguna tidak dapat dianalisis untuk tujuan peningkatan kualitas layanan.
     

4. Marketing / Advertising Cookies

   • Data/Informasi yang dihimpun:

     • Riwayat penelusuran dan interaksi iklan

     • Preferensi konten dan minat

     • Identifier iklan (advertising ID)

     • Data perangkat dan browser

     • Aktivitas lintas situs (jika menggunakan pihak ketiga)

   • Konsekuensi bagi pengguna:
     Apabila Pengguna menolak Cookies ini, maka Pengguna tetap dapat mengakses layanan, namun iklan yang ditampilkan tidak dipersonalisasi dan tidak dilakukan pelacakan perilaku untuk tujuan pemasaran.
     

5. Third-Party Cookies

   • Data/Informasi yang Dihimpun:

     • Data transaksi (jika payment gateway)

     • Data komunikasi (jika chatbot)

     • Informasi akun media sosial (jika login sosial)

     • Data teknis integrasi (IP, device, session)

   • Konsekuensi bagi Pengguna:
     Apabila Pengguna menolak Cookies pihak ketiga, maka sebagian layanan terintegrasi dapat tidak berfungsi secara optimal atau tidak dapat digunakan.
     

Persetujuan yang diberikan oleh pengguna akan direkam dan dapat diubah atau dicabut kembali sewaktu-waktu melalui fitur pengaturan Cookies yang tersedia pada Website.
‍
Pemrosesan Cookies hanya akan dilakukan sesuai dengan preferensi dan persetujuan yang dipilih oleh Pengguna.
‍
Apabila Pengguna menolak atau membatasi penggunaan Cookies tertentu, maka beberapa fitur, personalisasi layanan, dan/atau fungsi analitik serta pemasaran dapat menjadi terbatas atau tidak tersedia, namun Pengguna tetap dapat mengakses fungsi dasar Website yang bersifat esensial.

Pemrosesan Data dalam Hubungan Bisnis

Dalam penggunaan GLChat oleh organisasi atau pelanggan enterprise, Pemrosesan Data Pribadi dapat dilakukan sesuai dengan konfigurasi sistem, kebijakan internal pelanggan, serta ketentuan perjanjian yang berlaku.

Pelanggan enterprise dapat:

• Menentukan tujuan tambahan Pemrosesan Data Pribadi sesuai kebijakan internal mereka;

• Mengatur konfigurasi fitur, penyimpanan, dan pengelolaan data;

• Mengelola hak akses dan kontrol atas pengguna di dalam organisasinya.

Dalam hal ini, GLAIR bertindak sebagai Prosesor Data Pribadi atau sebagai Sub-Prosesor Data Pribadi sepanjang Pemrosesan Data Pribadi dilakukan atas instruksi pelanggan enterprise sebagai Pengendali Data Pribadi atau sebagai Prosesor Data Pribadi.

Pengungkapan dan Pembagian Data Pribadi

GLAIR dapat mengungkapkan atau membagikan Data Pribadi kepada pihak-pihak berikut, sepanjang diperlukan dan sesuai ketentuan hukum:

• Mitra Bisnis yang memproses data atas nama GLAIR (Prosesor Data Pribadi);

• Penyedia infrastruktur teknologi, termasuk penyedia layanan cloud, keamanan, dan sistem pendukung;

• Pihak yang berwenang, apabila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan atau perintah otoritas yang sah.

Seluruh pihak yang menerima Data Pribadi terikat pada kewajiban kerahasiaan dan perlindungan data sesuai dengan perjanjian serta standar keamanan informasi yang berlaku.

Transfer Data ke Luar Negeri

Dalam hal Data Pribadi ditransfer ke luar wilayah Indonesia, GLAIR akan memastikan bahwa transfer tersebut dilakukan dengan tingkat perlindungan yang setara atau lebih tinggi, sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
‍
Transfer lintas negara hanya dilakukan apabila:

• Negara tujuan memiliki tingkat pelindungan data pribadi yang memadai; atau

• Terdapat mekanisme perlindungan yang sesuai, seperti perjanjian kontraktual dan pengamanan teknis yang memadai.
  

• Apabila negara tujuan tidak memiliki tingkat pelindungan yang setara dengan pelindungan Data Pribadi di Indonesia, maka GLChat akan melakukan Data Privacy Impact Assessment (DPIA) terlebih dahulu dan memperoleh persetujuan ulang dari Subjek Data Pribadi atau pihak yang sah sebagai penanggung jawab Data Pribadi.

Dalam konteks pelanggan enterprise, ketentuan transfer data mengikuti perjanjian yang berlaku antara GLAIR dan pelanggan.

Keamanan Data Pribadi

GLChat menerapkan langkah-langkah pengamanan fisik, teknis, dan organisasi yang memadai untuk melindungi Data Pribadi dari risiko keamanan informasi terhadap aspek Confidentiality, Integrity, dan Availability (CIA) sesuai dengan standar ISO/IEC 27001:2022.

Retensi Data Pribadi

GLAIR menyimpan Data Pribadi hanya selama diperlukan untuk tujuan Pemrosesan Data Pribadi sebagaimana dijelaskan dalam Kebijakan Privasi ini dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Jangka waktu penyimpanan Data Pribadi dapat bergantung pada model implementasi layanan GLChat dan ketentuan perjanjian dengan pelanggan, termasuk:

• Data Pribadi akan dihapus dan/atau dimusnahkan setelah hubungan layanan berakhir, sesuai dengan kebijakan retensi data yang berlaku.

• Untuk Pengguna enterprise, retensi data berlaku sejak Perjanjian Kerja Sama berakhir dan tidak diperpanjang.

• Untuk Pengguna individu, retensi data berlaku apabila Pengguna dinyatakan tidak aktif, yaitu tidak melakukan login ke sistem GLChat selama 1 (satu) tahun berturut-turut.

• Data tertentu dapat disimpan lebih lama apabila diwajibkan oleh hukum atau diperlukan untuk kepentingan audit dan kepatuhan;

• Pelanggan dapat mengajukan permintaan penghapusan, anonimisasi, atau penyalinan data sesuai dengan ketentuan perjanjian yang berlaku.

Permintaan terkait retensi atau penghapusan data dapat disampaikan melalui email ke dataprotection@glair.ai.

Hak Subjek Data Pribadi

Sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, Anda memiliki hak untuk:

• Mengakses Data Pribadi Anda;

• Memperbaiki atau memperbarui Data Pribadi yang tidak akurat;

• Meminta penghapusan Data Pribadi sesuai ketentuan hukum;

• Menarik Persetujuan atas Pemrosesan Data Pribadi;

• Mengajukan keberatan atau meminta pembatasan Pemrosesan Data Pribadi;

• Mengajukan pengaduan kepada GLAIR atau kepada otoritas yang berwenang.

Pelaksanaan hak-hak tersebut dapat diajukan melalui email ke dataprotection@glair.ai.

Privasi Anak

Layanan GLChat tidak ditujukan untuk digunakan oleh anak di bawah usia 16 (enam belas) tahun, kecuali diatur secara khusus dalam perjanjian tertulis dengan pelanggan enterprise.
‍
GLChat tidak ditujukan untuk digunakan oleh anak di bawah usia 16 (enam belas) tahun, kecuali diatur secara tegas dalam perjanjian tertulis dengan pelanggan enterprise.

Penanganan Insiden dan Pelanggaran Data Pribadi

Dalam hal terjadi insiden keamanan atau pelanggaran Data Pribadi, GLAIR akan melakukan langkah-langkah yang diperlukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan standar keamanan informasi yang berlaku, termasuk:

• Melakukan penilaian terhadap dampak dan risiko insiden;

• Melakukan tindakan langsung penanganan insiden

• Mengambil tindakan mitigasi untuk mencegah kerugian lebih lanjut;

• Memberikan pemberitahuan kepada Subjek Data Pribadi atau Pihak Penanggungjawab data pribadi yang terkait
  

• Memberikan pemberitahuan kepada pihak yang berwenang dan/atau publik, apabila diwajibkan oleh hukum;
  

• Mendokumentasikan insiden sebagai bagian dari pengelolaan keamanan informasi.
  

Perubahan atas Kebijakan Privasi

GLAIR dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu.
Setiap perubahan akan diumumkan melalui situs web resmi GLAIR, layanan GLChat, atau media komunikasi resmi lainnya.
‍
Dengan tetap menggunakan layanan GLChat setelah perubahan diberlakukan, Anda dianggap telah menyetujui kebijakan yang telah diperbarui tersebut.